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Voici les 5 principes suivants :
6 – Faire la rotation de vos meilleurs employés.
Pour un projet de formation à long terme (10 à 20 ans), la rotation des personnes compétentes est indispensable pour leur carrière et pour l’avenir de l’entreprise. Nemoto a recommandé de muter les plus compétents dans les services demandeurs. Le but de cette rotation est, premièrement, la formation à long terme des personnes compétentes pour leur carrière professionnelle. Et deuxièmement, de fournir l’effectif compétent à un nouveau secteur ou un secteur en expansion. Dans ce dernier cas, il faut évidemment sélectionner ceux qui ont les qualités requises pour la nouvelle mission. Dans les entreprises, on a tendance à écarter ceux qui ne sont pas compétents à leur poste actuel. Lors de la rotation, et à cause de cette tendance, les 2 buts cités dessus ne seront pas atteints. Nemoto disait à ceux qui venaient d’arriver dans son service : « Travaillez pendant 3 ou 4 ans dans mon service et quand vous aurez suffisamment appris, j’encourageais votre mutation dans un autre service. » C’est pour cette raison que la fixation des objectifs annuels (SMART) a été établie afin que l’évolution des compétences de chacun(e) soit visible et suivie.
7 – Un ordre sans date de fin n’est pas un ordre.
« Un ordre sans date limite n’en est pas un » car, sans précision de délai, vous ne pouvez pas savoir quand vous devez le terminer. L’exécutant pourrait penser que ce n’est pas prioritaire, et le donneur d’ordre oublie sa demande et ne la vérifie pas. Cette omission de précision de délai est quand même arrivée à Nemoto, ce qui était bien embarrassant. Afin de pallier ce manquement, Nemoto a décrété pour ses collaborateurs : « N’acceptez pas ma demande sans avoir un délai ». Dès lors, il ne manquait jamais de préciser une date dans toutes ses demandes en la notant instantanément dans son carnet. Concernant le plan directeur annuel, il recommandait aux dirigeants que chaque plan d’action soit contrôlé de façon régulière et que le délai soit systématiquement fixé lors de sa création. De même, pour l‘application de la roue PDCA, dans la phase P, il faut non seulement définir la date de contrôle intermédiaire mais, aussi sa modalité de contrôle du résultat. Nemoto faisait respecter durement les délais et les contrôlait personnellement. Comme disait Nemoto : « Ma réputation d’être sévère sans réprimander provient sûrement du respect absolu du délai que je pratique ».
8 – La répétition d’une présentation est un entrainement par excellence.
La répétition de la présentation d’un rapport d’activité est un moment important pour la formation continue du personnel. Elle fait apparaitre ses points forts comme ses points faibles, ce qui vous permet de donner des conseils efficaces. Pour les réunions ou les entretiens ordinaires, on peut compléter les lacunes du rapport et des explications en posant des questions, mais quant à l’exposé du rapport d’activité tel que le résultat d’un projet, le temps est bien limité pour chaque intervenant. Par conséquent, la répétition de la présentation est importante pour que les auditeurs soient satisfaits. Nemoto a présenté une check-list lors de sa répétition :
- Le contenu est-il clair pour tous ?
- Les caractères d’écriture sont-ils suffisamment grands et les phrases importantes sont-elles en gras ?
- Les schémas et les tableaux sont-ils compréhensibles et l’arrondi des nombres est-il correct ?
- La durée de la présentation correspond-elle au temps accordé ?
- Le volume et le débit de la voix sont-ils corrects ?
- Les auditeurs se retrouvent-ils facilement dans le fil conducteur de la présentation ?
- La position du présentateur et l’utilisation du pointeur lors de la présentation sont-elles correctes ?
9 – Le « Gemba tour » de la Direction est un échec si celle-ci ne prend pas des actions concrètes à son niveau.
La Direction doit prendre des mesures concrètes à chaque fois qu’un problème est observé ou signalé. Si la Direction délègue cette tâche ou envoie simplement un encouragement aux responsables, le diagnostic terrain de la Direction n’a pas de valeur. Afin de vérifier les actions prises par le top management, Nemoto a posé ces questions lors de son intervention dans une entreprise : « Avez-vous fait le Gemba tour vous-mêmes ? Quelle en était la conclusion ? Quels étaient vos engagements nécessaires en tant que Directeur ? ». Si la réponse était d’avoir incité ou poussé le manager à faire des efforts, ce n’était pas suffisant. La Direction qui veut entreprendre trouvera bien des actions concrètes. Si la Direction ne fait qu’exhorter le manager, sans bouger le petit doigt, son diagnostic est un échec.
10 – Demander aux personnes « Que puis-je faire pour vous ? », lors d’une réunion ou présentation.
Il s’agit de « créer une occasion de se faire entendre au sommet » et c’est une attitude de la Direction lors d’une présentation par un responsable. Ce 10ème principe est l’un des 3 conseils pour le top management lors d’un entretien ou d’une réunion :
- Respecter les réunions planifiées (ne pas ajourner) : Il est important de tenir vos engagements. Si les directeurs ajournent souvent, en raison de leur planning, les gens se découragent. Ceux qui doivent faire un exposé devant la Direction, préparent et répètent pour le faire de la meilleure façon. Il ne faut à aucun prix laisser tomber ce rendez-vous.
- Ecouter les résultats et le processus : Certaines personnes disent : « Si les résultats sont bons, pas besoin de dire le reste », ou « Si les résultats sont mauvais, je ne veux pas entendre l’énumération des actions réalisées ». Quand on lance un groupe de travail d’amélioration, le directeur doit écouter son personnel exposer quelles actions il a entrepris et comment il les a réalisées et avec quel raisonnement.
- Demander en quoi on peut vous aider. Comme il a été dit dans le 9ème principe, si la Direction ne procède pas à une action concrète à partir du résultat, le diagnostic de la Direction est un échec. En quoi pouvons-nous vous venir en aide ? D’après la réponse donnée, vous pouvez déjà tenir au moins une action. Ce peut être une action mineure, mais cette attitude compte.
